L’invention des emails a révolutionné notre façon de travailler et c’est rapidement devenu la norme. Historiquement, les emails sont devenus la façon la plus simple de prendre contact au sein de n’importe quelle entreprise — simples, courts et orientés, ils ont changé notre conception de la proximité.

Cependant dès le début, la notion selon laquelle les emails sont un bon moyen pour les équipes de collaborer est ce qui nous empêche d’avancer.

Les emails sont bien pour la communication, mais pas pour la collaboration…

Temps perdu à se reconcentrerLes emails sont relativement efficaces pour communiquer, mais, lorsque vous devez collaborer sur un projet avec votre équipe, ils deviennent très vite l’un des pires goulots d’étranglement et nuisent très vite à la productivité de votre équipe.

  • Les conversations de groupe grossissent rapidement et deviennent très vite illisibles
  • Garder la trace de la dernière version d’une pièce jointe est devenu l’un des chalenges des temps modernes.
  • Il est presque impossible de savoir ce qui doit être fait et par qui.

En fin de compte, lorsque vous devez collaborer avec votre équipe, les emails sont une ÉNORME perte de temps.

Ne vous méprenez pas, tous les emails ne sont pas forcément mauvais. Les emails sont une très bonne façon de communiquer simplement avec votre entourage. Le problème, c’est qu’ils ne sont pas adaptés à la collaboration exponentielle requise par vos projets. Lorsque l’on parle de collaboration et de travail de groupe, les emails ne font clairement pas l’affaire. Voici trois raisons pour lesquelles nous pensons que les emails ruinent votre productivité.

1. Votre boite email est très similaire à des sables mouvants

304 emails reçus par semaineVous recevez des tonnes d’email tous les jours (… quelle nouvelle!) — certains d’entre eux sont importants, d’autres mènent à des actions précises. Puis viennent les SPAMs et enfin les emails inutiles. Autant dire que vous allez passer une bonne partie de votre matinée à trier votre boite mail. Cette bataille est perdue d’avance. Chaque fois que vous faites un pas en avant, vous en faites deux en arrière. Vous avez probablement essayé toutes les fonctionnalités de votre client email — labels, filtres, multiples boites email, boite email ‘intelligente’ — tout ça pour, au final, continuer à passer une heure tous les matins à parcourir des chaines d’emails interminables. Pour garder le contrôle, vous passez certainement du temps à la maison le soir à les trier. Peut-être même est-ce la première chose que vous faites en vous levant le matin, juste histoire de garder la tête hors de l’eau. Je prêche à des convaincu, n’est-ce pas? Le fait est que tout ceci est la norme de nos jours et que cela ne vous laisse à peine le temps pour faire du vrai travail.

Astuce de Pro: Utilisez les quatre D du modèle de prise de décision.

Selon une étude publiée par Microsoft, de tous les emails que vous recevez:

  •  50% peuvent être détruits ou organisés automatiquement
  •  30% peuvent être délégués ou résolus en moins de deux minutes
  •  20% peuvent être déférés sur une liste de tâches ou sur un calendrier

Avec cela en tête, il devient intéressant d’analyser les actions que vous effectuez sur chaque email — Vous avez 4 choix

  • Détruisez-le (Delete it)
  • Faites-le (Do it)
  • Déléguez-le (Delegate it)
  • Déférez-le (Defer it)

 

2. Votre boite email emprisonne le savoir de votre équipe

Collaboration Best Practices Searching for InformationLes emails sont souvent utilisés pour partager ou discuter de travail, mais cela ne veut pas dire que vous devriez le faire. Joindre vos fichiers en pièce jointe et une recette vouée à la catastrophe. D’innombrables versions de fichiers et de discussions associées sont prisonnières de boites de réception partout dans le monde. Nos boites mail sont devenues des cimetières de savoir inutilisé, un savoir qui ne cesse d’être enterré plus profondément chaque minute de chaque jour. C’est presque un crime!

Quel est le problème? Les emails sont intéressants lors de conversations simples et non lors de discussions et encore moins lors de collaboration. Lorsque vous envoyez un email pour demander à quelqu’un de revoir votre travail, l’information la plus importante ne devrait pas être le fichier à vérifier, mais la conversation qui en découle. Peu importe que cet email devienne très vite devenir introuvable, ce savoir et cet échange est de toute façon prisonnier de votre boite mail. De plus, les personnes extérieures à cet échange de bénéficieront jamais du savoir partagé.

3. Les changements de contextes entre vos emails et votre travail sont une perte de temps

Collaboration Best Practices Check EmailLe rythme auquel la plupart des gens vérifient leurs emails est ahurissant — ça en est presque devenu un tic nerveux. Tout comme le chien de Pavlov, votre boite mail vous a bien dressé.

Si vous tenez compte du fait qu’il vous faut environ 16 minutes pour vous reconcentrer après avoir lu un email et que vous avez vérifié vos emails 36 fois aujourd’hui, vous vous rendrez compte que votre journée de travail a été sérieusement impactée.

Les interruptions et les changements de contexte sont distrayants, voir même ennuyeux et vos emails en sont presque entièrement responsables — ils détruisent la concentration dont vous avez besoin pour faire du bon travail.

Astuce de Pro: Pratiquez le “Timeboxing pour améliorer vote productivité personnelle

Vos emails vous empêchent de rester à jour sur vos tâches quotidiennes, utilisez la méthode du Timeboxing pour gérer votre temps avec efficacité. Commencez avec des intervalles de 25 minutes. Travaillez 25 minutes, faites une pause de 5 minutes et enfin dédiez 25 minutes à vos emails, et finissez par une autre pose de 5 minutes. (Répétez et concentrez-vous pour vous épanouir.)

Il vous semblera peut-être que 25 minutes représentent trop de temps pour vos emails, et cela représente en effet plus de temps que de vérifier vos emails 36 fois par heure. Mais au moins, grâce à l’utilisation du Timeboxing vous pouvez dédier toute votre énergie à votre travail et à vos emails.

Il existe une meilleure manière pour collaborer

Nous avons souligné les problèmes en relation avec l’utilisation excessive d’email pour la collaboration au sein d’une entreprise et nous avons même fourni certains éléments de réponse destinés à éviter les écueils quotidiens de la collaboration par email. Cependant ce ne sont que des astuces, le vrai problème vient du fait que les emails n’ont pas été conçus pour la collaboration ni le travail d’équipe.

Il existe bien évidemment des outils adaptés à ce genre de problématique. Les Wikis, bases de connaissances et autres plates-formes collaboratives aident les équipes à collaborer sur le contenu. La base de connaissances et wiki, Confluence, est l’une de ces plates-formes collaboratives, elle permet de connecter les équipes à leur contenu, et permet aux équipes de partager leur savoir entre collègues afin de travailler mieux et plus rapidement.

Ralliez vos collègues grâce à la mention @

Par nature, les emails poussent l’information vers leurs destinataires et de ce fait emprisonne l’information au sein de nos boites mail. Les mentions @ de Confluence vous permettent de changer la façon dont vous partagez avec votre équipe, elles vous autorisent à inviter les personnes ayant un rôle à jouer, au bon endroit, là où l’information et le savoir partagé restent accessibles et consultables…

Échangez votre boîte mail pour une plate-forme collaborative

La plate-forme collaborative Confluence et sa WorkBox est un système repensé de notification et d’activité. Disponible sur chacune des pages Confluence, la WorkBox vous offre un endroit facile d’accès pour suivre vos notifications et vos tâches (sans que vous ayez à passer par vos emails.)

Il est temps de redevenir productif et d’arrêter d’être tourmenté par les petites choses.